فرازی دیگر از استقرار
نظام پیشنهادها در سازمانهای دولتی ایران
علیرضا اسلامی
رئیس
هیئت مدیره و مدیر عامل
شرکت برق
منطقه ای مازندران
خرداد
ماه 1382
چکیده
مقاله :
در این مقاله ضمن تبیین گزیده ای از
مبانی علمی نظام پیشنهادها و جایگاه آن در فرهنگ اسلامی ، به نحوه استقرار این
سیستم در شرکت برق منطقه ای مازندران و تجارب بدست آمده پرداخته می شود .
سپس شاخص
های آماری عملکرد سال 1381 این سیستم را مورد تجزیه و تحلیل قرار داده و با ارائه
گراف های آماری ، موفقیت های بدست آمده ، به تصویر کشیده می شود . از مهم ترین این
آمارها ، ارقام مربوط شاخص نفر ـ پیشنهاد در سال ( 19/1 ) ، در صد مشارکت کارکنان
( 41 درصد ) ، در صد پیشنهادهای تصویب شده ( 24% ) و همچنین ارقام مربوط به اثرات
اقتصادی اجرای پیشنهادهای مصوب می باشد .
ـ در
انتهای این مقاله ویژگیهای خاص نظام پیشنهادات در شرکت برق منطقه ای مازندران
ارائه می گردد .
مقدمه :
از
آنجائیکه امروزه سازمانها در برابر تغییرات شدید محیطی و شرایط عدم اطمینان به سر
می برند و لزوم توجه به بهره وری بیش از گذشته احساس می گردد . لذا بهترین نقطه
اتکاء برای سازمانها ، تکیه بر منابع خلاق نیروی انسانی است تا بتوانند بر قابلیت
و انعطاف پذیری سازمان بیفزایند .
از این
رو مهم ترین وظیفه و هنر مدیریت توسعه و توانا سازی نیروی انسانی برای تصمیم گیری
و انجام امور و مسئولیت پذیری در سازمان می باشد .
بی شک نظام
پیشنهادات راهکاری سریع و ارزان در این راستا و در جهت تحقق مدیریت مشارکتی به
شمار می رود .
موضوع مشارکت
در نظام ما دارای جایگاهی والا و ریشه در فرهنگ و اعتقادات مذهبی دارد و بعنوان یک
تفکر بنیادی و اعتقادی در قرآن کریم مطرح گردیده است . ] آیه 159 سوره آل عمران ،
آیه 18 سوره زمر و ... [ که می فرماید : بشارت بده آن بندگانی که
سخنان را بشنوند و به نیکوتر عمل کنند ، آنان هستند که خداوند به لطف خود هدایت
فرموده و هم آنان به حقیقت خردمندان عالمند .
آیه 18 – سوره زمر
در اسلام
نگاه و توجه حکومت به مردم از زاویه شان و منزلت انسانی است و همین امر نگرش و
راهبرد کلی نظام پیشنهادات را شکل می دهد . یعنی توجه به نظرات و پیشنهادها بعنوان
یک حق و کرامت انسانی افراد مد نظر می باشد که پیامدهای مثبت آن یعنی افزایش
کارایی و اثربخشی به دنبال آن ظهور پیدا می کند .
از این رو می
بایستی با اجرای صحیح ، اصولی و بر اساس مبانی علمی آن در این زمینه به تمرین و
اقدام عملی پرداخت تا در طی یک برنامه چند ساله ، آن را به صورت یک باور در وجود
همه کارکنان نهادینه کرد .
به تعبیری
دیگر از نگاه مدیریت ، می توان نظام پیشنهادها راپرکننده خلاء میان توانایی های
کارکنان و شغل آنها دانست زیرا ارائه پیشنهادها بیانگر آن است که مهارت کارکنان
بیش از آنی است که کارشان طلب می کند .
در مجموع یکی
از ویژگیهای مهم مشارکت افراد در تصمیم گیری ، بوجود آمدن هم افزایی یا سینرژی است
یعنی هماهنگی و توازن موثر اعمال و فعالیتها به ترتیبی که عملکرد کل بیشتر از
عملکرد مجموع اجزاء می باشد .
با استقرار
این مکانیزم در سازمان ، کلیه کارکنان در تمام سطوح اطمینان پیدا می کنند که
نظراتشان مورد رسیدگی ، پیگیری ودر صورت قابل اجرا بودن به اجراء در می آید و
طرحهای موفق را به نام خود به ثبت می رسانند و از این رهگذر علاوه بر تامین منافع
سازمان ، پاداشهای مادی و معنوی را نصیب خود نموده و موجبات ارتقاء دانش و مهارت
فردی و گروهی را فراهم می سازند .
نحوه استقرار
نظام پیشنهادها در شرکت برق منطقه ای مازندران
بدنبال
بخشنامه شماره 430/13.ط مورخ 15/12/79 شورای عالی اداری کشور ، اقدامات عملی برای
مطالعه و امکان سنجی استقرار این سیستم در برق منطقه ای مازندران از خرداد ماه
1380 آغاز گردید و پس از پنج ماه مطالعه و بررسی عملکرد سایر سازمانهای مشابه با
انتخاب یکی از مدیران با تجربه صنعت برق کشور بعنوان مشاور و راهنما ، کار بسترسازی
و ارائه آگاهیهای عمومی به همکاران از آبان ماه 1380 و با برگزاری 2 همایش عمومی
شروع گردید .
در این
جلسات عموم کارکنان و مدیران با مبانی علمی و اصول اجرایی نظام پیشنهادات آشنا
گردیدند .
در این
خصوص سعی گردید قبل از استقرار رسمی سیستم ، مجموعه کارکنان و بویژه مدیران ارشد
سازمان نسبت به اهداف و مزایای این طرح آشنایی پیدا نموده و اتخاذ هر گونه تصمیمی
در این زمینه با مشارکت آنان و با آگاهی و بصیرت صورت پذیرد .
با مهیا
شدن طرح ساختار اجرایی ، موضوع جهت اخذ تصمیم به شورای مدیران ارشد سازمان منعکس
گردید و پس از بحث و بررسی و ارائه مباحث آموزشی ، میزان علاقه مندی ، تعهد و انگیزه مدیران با
یک نظرسنجی کتبی اخذ گردید .
در این
نظرسنجی ، تمامی مدیران ارشد سازمان ضرورت و پایبندی خود را به این سیستم اعلام
نمودند .
نتایج
حاصله از جلسات مذکور در هیئت مدیره شرکت مطرح و با تایید و تصویب آن توسط اعضای
محترم هیئت مدیره ، دبیر اجرایی و اعضای کمیته منصوب شدند .
در این
فرآیند سعی گردید از ابتدای فعالیت نظام پیشنهادات ، قوی ترین پشتیبانی و حمایت
ازسوی شورای مدیران ، هیئت مدیره و مدیر عامل سازمان تحقق یافته و تصمیم به استقرار
آن در سازمان با همفکری و مشارکت مجموعه مدیران صنعت برق صورت پذیرد و این از جمله
اقدامات برجسته و منحصر بفرد این سیستم در شرکت برق منطقه ای مازندران محسوب می شود .
ـ همزمان
با شروع فعالیت های اجرایی ، اقدامات گسترده و مستمری در جهت تداوم آموزش و بستر
سازی در سازمان صورت پذیرفته که اهم آنها عبارتند از :
1)
برگزاری 5 همایش آموزشی برای
کارکنان و مدیران
2)
برگزاری جلسات آموزشی برای پرسنل
واحدهای مختلف شرکت بصورت مجزا
3)
انتشار پوستر و خبرنامه
الکترونیکی
4)
جلسات آموزشی ـ توجیهی
برای کارشناسان ارزیابی کننده پیشنهادها
5)
حضور مستمر مدیران و مجریان طرح
در سمینار های ملی در ارتباط با نظام مشارکت کارکنان
شاخص های آماری نظام
پیشنهادها در سال 1381 در شرکت برق منطقه ای مازندران
¯
تعداد کل پیشنهادهای ثبت
شده در سال 81 جمعاً 885 فقره
¯
شاخص نفر ـ پیشنهاد درسال عدد 19/1
این شاخص
در سال 77 برای سازمانهای دولتی ایران بطور متوسط عدد 5/0 گزارش شده است .
¯
تعداد افراد پیشنهاد دهنده 305
نفر ] تعداد پرسنل 744 نفر [
¯
در صد مشارکت کارکنان 41 درصد
¯
تعداد پیشنهادهای بررسی شده در
سال 81 جمعاً 698 فقره
¯
در صد پیشنهادهای بررسی شده به
پیشنهادهای ثبت شده 79 درصد
¯
تعداد پیشنهادهای تصویب شده 168
فقره
¯
در صد پیشنهادهای تصویب شده نسبت
به پیشنهادهای بررسی شده 24 درصد
متوسط
این شاخص در سازمانهای دولتی ایران در سال 77 ، 20 درصد گزارش شده است .
¯
تعداد پیشنهادهای رد شده جمعاً
530 فقره
¯
در صدپیشنهادهای رد شده به
پیشنهادهای بررسی شده 76 درصد
¯
تعداد پیشنهادهای اجرا شده جمعاً
82 فقره
¯
درصد پیشنهادهای اجرا شده به
پیشنهادهای تصویب شده 49 درصد
که با
شاخص متوسط کشوری درسال 77 تقریباً مشابه می باشد . هر چند تعدادی از پیشنهادهای
مصوب نیاز به زمان بیشتری داشته و زمانبندی اجرای آنها در سال 82 می باشد .
¯
- مبلغ کل پاداش تصویب شده 000/527/21 ریال
¯
تعداد افرادی که پیشنهادهای آنها
مورد تصویب قرار گرفته است 113 نفر
¯
بالاترین تعداد پیشنهاد ارائه شده
توسط یک نفر 84 فقره
¯
در صد پیشنهادهای ارائه شده گروهی
به کل پیشنهادهای واصله 1/5 %
¯
درصد پیشنهادهای تصویب شده گروهی
به کل پیشنهادهای تصویب شده 9%
]در حالی که فقط 5 درصد
از کل پیشنهادهای واصله بصورت گروهی ارائه گردیده و لیکن 9 در صد پیشنهادهای مصوب
را پیشنهادهای گروهی تشکیل می دهد و این نشانگر این مطلب است که پیشنهادهای گروهی
از غنی و محتوی بهتری برخوردار بوده و قابلیت اجرایی بیشتری داشته اند . [
¯
نفر ـ ساعت کار کاشناسی انجام شده
در دبیرخانه بر روی پیشنهادها 557 ساعت
¯
نفر ـ ساعت کار کارشناسی انجام
شده توسط کارشناسان برروی پیشنهادها 722 ساعت
¯
تعداد پیشنهادهای بررسی شده توسط
کارشناسان 795 فقره
¯
تعداد افرادی که بعنوان کارشناس
با نظام پیشنهادها همکاری کردند 117 نفر
¯
نفر ـ ساعت کار کارشناسی انجام
شده در کمیته اجرایی 1292 ساعت
¯
تعداد جلسات برگزار شده ، کمیته
اجرایی نظام پیشنهادها در سال 81 51 جلسه
و جمعاً بمدت 133 ساعت
¯
تعداد پیشنهادهای ارجاع و مطرح
شده در کمیته اجرایی 619 فقره
¯
تعداد همایش های عمومی برگزار شده
درارتباط با آشنایی پرسنل با نظام پیشنهادها
5 مورد
¯
جلسات آموزشی برگزاری شده با
همکاران در واحدهای مختلف شرکت بصورت مجزا جمعاً 550 نفر ـ ساعت
¯
انتشار 7 شماره از نشریه
الکترونیکی « پیام مشارکت » در شبکه LAN و INTERNET
¯
اجرای 4 مورد نظرسنجی در خصوص
مسائل و مشکلات سازمان و اخذ پیشنهادهای همکاران در ارتباط با حل مشکلات عنوان شده
.
اثرات اقتصادی
پیشنهادهای مصوب
بر اساس
اصول نظری و مبانی علمی ، سیستم مشارکت کارکنان ، می بایستی در سالهای اولیه به
جلب و جذب هر چه بیشتر پیشنهاد ] اعم از کیفی و یا کمی [ بپردازد و به جنبه های اقتصادی پیشنهاد توجهی ننماید .
عدم تصویب
پیشنهادهایی که اثرات مستقیم اقتصادی را بدنبال نداشته باشند ، می بایستی پس از سپری شدن سالهای
آغازین صورت گیرد .
لذا این
شرکت معتقد است در سالهای اولیه می بایستی به هر پیشنهادی که بنحوی ایجاد بهبود در
سیستم نماید ، توجه نمود و پاداش لازم به آن تخصیص یابد . اینگونه هزینه ها را یک
نوع سرمایه گذاری بلند مدت می داند و بر اساس راهبردهای اساسی دولت محترم بر این
باور هستیم که در تداوم این مکانیزم ، برکات اقتصادی آن ظهور خواهد یافت . با این
حال در همین مدت کوتاه پیشنهادهای بسیار خوب و ثمربخشی در نظام پیشنهادات مطرح و
تصویب گردیده که به عنوان نمونه می توان به تصویب
«
پیشنهاد شماره 81/N/294 در خصوص اصلاح سیستم های اندازه گیری کنتورهای مصارف سنگین
اشاره نمود که بر اساس برآوردهای اولیه بیش یک میلیارد ریال سالانه برای صنعت برق
درآمد خالص را بدنبال خواهد داشت . »
ویژگیهای خاص سیستم
پیشنهادها در شرکت برق منطقه ای مازندران
استقرار
سیستم پیشنهادات در برق منطقه ای مازندران از ویژگیهای خاصی برخوردار بوده که از
جمله عوامل موفقیت و تمایز آن به شمار می رود .
1.
ایجاد بسترهای مناسب و شناخت
اولیه نسبت به نظام مشارکت در بین کارکنان و مدیران از طریق برگزاری همایش های
آموزشی قبل از اتخاذ تصمیم به استقرار سیستم
2.
مشارکت مجموعه مدیران صنعت برق
مازندران و گلستان در اتخاذ تصمیم برای استقرار نظام مشارکت در سازمان از طریق
جلسات رسمی شورای مدیران و نظرسنجی کتبی
3.
مطالعات کارشناسی و امکان سنجی به
مدت 5 ماه قبل از مطرح شدن موضوع در سطح سازمان
4.
تصویب طرح اجرایی و انتصاب مجری
طرح از سوی هیئت مدیره شرکت به منظور ایجاد قوی ترین مکانیزم حمایتی و پشتیبانی از
سوی مدیریت ارشد سازمان
5.
اطلاع رسانی و ارائه آگاهیهای
عمومی از طریق نشریه الکترونیکی « پیام مشارکت» در شبکه LAN و INTERNT و همچنین
انتشار فهرست کامل پیشنهادهای ثبت شده در شبکه LAN
6.
برگزاری جشن سالیانه نظام
پیشنهادات و انتخاب پیشنهادهای برتر و اهدای جوایز ارزنده به آنها
7.
تشکیل کمیته اجرایی نظام
پیشنهادات با ترکیب بالاترین سطوح مدیریت در سازمان ] معاونین شرکت 6 نفر ، مدیران واحدهای مستقل 5 نفر ، مجری نظام
پیشنهادها ، مدیر عامل شرکت [
8.
پیگیری و تاکید مستمر مدیریت ارشد
سازمان نسبت به تشکیل جلسات کمیته اجرایی ودرج آن بصورت ثابت در برنامه هفتگی مدیر
عامل
9.
اهدای جوایز نقدی و غیر نقدی به
پیشنهادهای مصوب و ایجاد بولتن تبلیغاتی برای هدایای غیر نقدی
10. تقدیر
مادی ومعنوی از پیشنهاد دهندگانی که پیشنهاد آنان به تصویب نرسیده است
11. انتخاب
مجری تمام وقت برای سیستم پیشنهادات با دارا بودن ویژگیهای علمی و مدیریتی
12. قرائت
پیامهای کوتاه مشارکت در ابتدای جلسات فنی شبکه که از مهم ترین جلسات کاری شرکت به
شمار می رود ] با هدف تعمیق و ترویج فرهنگ و مبانی علمی مشارکت در سازمان [
13. ایجاد
سیستم مکانیزه اجرای نظام پیشنهادات با انواع گزارش های آماری و مدیریتی
14. ایجاد
دبیرخانه مستقل ذیر نظر مستقیم مدیر عامل در چارت سازمانی
15. تهیه
و تدوین آئین نامه اجرایی متناسب با ساختار و فرهنگ سازمانی
16. گسترش
حوزه ارزیابی پیشنهادها بوسیله کارشناسان در تمام سطوح سازمانی و عدم انحصار آن
توسط تعدادی محدود
17. ابلاغ
تمام پیشنهادهای مصوب با امضای مدیریت ارشد سازمان
18. خودداری
از طرح موضوع استقرار نظام مشارکت در سطوح مختلف سازمانی در مرحله مطالعه و امکان
سنجی
19. تداوم
کار فرهنگی و بسترسازی در قالب فعالیت های سمعی و بصری و همایش های عمومی و یا جلسات ویژه با
کارکنان واحدهای مختلف بصورت مجزا
20. تصویب
شاخص های مشارکت برای ارزیابی عملکرد معاونین ، مدیران و کارکنان شرکت
تدوین شاخص های مشارکت
در
راستای نهادینه کردن امر مشارکت در تمامی سطوح سازمان و متناسب با جایگاه و نقش
معاونین ، مدیران میانی و کارکنان در تحقق کامل این سیستم ، شاخص های ارزشیابی
عملکرد کارکنان در 3 بخش :
1- معاونین
و مدیران مستقیم
2- مدیران
میانی
3- کارکنان
تهیه و
به تصویب رسید .
مقرر
گردید ارزشیابی عملکرد کارکنان در بخش مشارکت بر اساس این شاخص صورت گیرد .
جهت بهره
برداری سایر موسسات از این اقدام ، تصویری از شاخص های مذکور در انتهای این گزارش
ارائه می گردد .
توصیه های کلی در جهت
اجرای هر چه بهتر سیستم پیشنهادها
1.
همواره به پیشنهادهای
ارائه شده در جهت بهبود واکنش مثبت نشان دهید
2.
به کارگران کمک کنید تا به راحتی
بنویسند و نظرات سودمند در ارتباط با کارشان ارائه دهند
3.
اهداف سازمانی را در مقاطع کوتاه
زمانی « ماهانه ، فصلی و یا سالانه » برای کلیه افراد مشخص کنید
4.
برای ایجاد علاقه و رقابت دربین
کارکنان به نمایش نمودار فعالیت های فردی و گروهی اقدام کنید
5.
پیشنهادات پذیرفته شده را در
اولین فرصت اجرا کنید
6.
تشکیل به موقع جلسات کمیته نظام
پیشنهادها
7.
برای رسیدگی به پیشنهادها یک
زمانبندی وجود داشته باشد
8.
تشکیل جلسات با حضور مدیریت ارشد
جهت انتقال هر چه بهتر و سریعتر اطلاعات به مدیریت
9.
وقوف کامل دبیر کمیته به اطلاعات
و مسائل عمومی سازمان و اولویت ها
10.سخیف
شمردن پیشنهاد « هر چند کوچک و کم اثر باشد » مهلک ترین سم برای نظام پیشنهادات
محسوب می شود و از همه گیر و مردمی شدن نظام جلوگیری خواهد کرد .
11.پیشنهادات
و ایده های ارائه شده در یک نشریه داخلی منتشر شود
12.تشویق
به سمت پیشنهادهای گروهی باشد نه فردی
13.ضرورت
برقراری تمهیدات لازم « مالی ـ پشتیبانی » برای اجرای پیشنهادات مصوب
14.نظام
پیشنهادات بر پایه تفویض پاره ای از امور « زمینه سازی تصمیم گیری » به کارکنان و
ذینفعان استوار است لذا انجام امور کارشناسی و ارزیابی پیشنهادات توام با تنگ نظری
پدیده ای در جهت مخالف با اهداف اولیه می باشد
15.آموزش
مدیران / سرپرستان / کارشناسان برای عدم بدبینی ، حسادت و یا کینه توزی با
پیشنهاددهندگان ضروری است
16.محفوظ
نگه داشتن حق دفاع از ایده توسط پیشنهاددهنده ، تا مشکل ناتوانی دررساندن مطلب و
یا برداشت های ناصحیح از نوشته دیگران مرتفع گردد
17.پرداخت
پاداش بایستی پس از اجرای ایده باشد ولی به منظور ایجاد اطمینان در پرسنل برای مدت
محدودی پرداخت پاداش قبل از اجرای طرح ضروری است اما پس از ایجاد اطمینان تداوم آن
ضرورت ندارد
18.با
پرداخت پاداش به مجریان طرحهای مصوب ، همدلی و همکاری در بین کارکنان افزایش می
یابد
منابع :
1)
کتاب آشنایی با نظام پیشنهادها ـ
تالیف دکتر اولیاء و مهندس محمد امین
2)
کتاب کایزن کلید موفقیت رقابتی
ژاپن ـ ماساکی ایمایی ـ ترجمه دکتر سلیمی
3)
کتاب مدیریت مشارکت پذیر براساس
نظام پیشنهادها ـ تالیف مجید شیخ محمدی و محمدرضا تولیت زواره
4)
اطلاعات موجود در دبیرخانه نظام
پیشنهادهای برق منطقه ای مازندران