آینده پژوهی حرکتهای تعالی سازمانی در شرکتهای ایرانی

دکتر حیدر امیران

عضو هیأت علمی دانشگاه آزاد اسلامی

مدیرعامل شرکت مشاورین کیفیت‌ساز

چکیده :

   در این مقاله، سعی شده تصویری از آینده حرکتهای تعالی‌خواهی و تعالی‌گرایی و الزامات مرتبط با آنها برای سازمان‌های ایرانی تشکیل گردد. نوآوری مشخص در این مقاله تبیین آینده مدلهای تعالی سازمانی و تبیین الزامات آنها جهت مواجهه هرچه بهتر با این سازمانها است.

 

1- مقدمه

   موضوع اصلی این مقاله تفکیک مقوله تعالی سازمانی به چندین بخش اساسی و مهم و تشریح ویژگی‌ها و تأثیرات هر کدام از آنها بر روی سازمان است. از اینرو، در این مقاله به آینده حرکتهای تعالی خواهی اشاره شده و سمت و سوی این حرکات تشریح می‌گردد.

 

2- هدف

   اساساً ما معتقدیم که وقت آن رسیده است که شرکتهای ایرانی به انجام تجدیدنظر اساسی در تعریف خود از حرکتهای تعالی خواهی اقدام نمائید. و در این میان بهتر است باتوجه به موقعیت خود این اقدامات را سازماندهی نمایند. اگر تعریف سازمان‌ها از حرکتهای تعالی خواهی را در سه دوره زمانی گذشته، حال و آینده مدنظر قرار بدهیم می‌توانیم نگرشهای موجود در این مورد را به ترتیب زیر تعبیین نمائیم.

 

· مرحله اول غالب بودن نگرش حرکتهای تعالی خواهی

-کنترل کیفیت محصول

-کنترل کیفیت بعنوان یک کار تخصصی

-کنترل کیفیت بعنوان مسئولیت واحد کنترل کیفیت

- کنترل کیفیت بعنوان فعالیت نظارت و بازرسی

 

· مرحله دوم غالب بودن نگرش حرکتهای تعالی خواهی

- کنترل کیفیت فرآیند

- کنترل کیفیت بعنوان مسئولیت همگانی پرسنل

- کنترل کیفیت بعنوان پایش و ارزیابی

- کاربرد فنون آماری در مفاهیم کیفیت

- اقدام برای ایجاد سیستمهای اولیه در شرکت

 

· مرحله سوم حضور نگرش QMS/EMS

- توجه به مفهوم گسترده تر کیفیت و فراگیر دیدن آن

- تلاش برای تطبیق با استانداردهای معین و مشخص

- اقدام برای اخذ گواهینامه های معین و مشخص

-آغاز حرکتهای اولیه یکپارچه سازی فعالیتهای کیفیت خواهی

 

· مرحله‌چهارم‌حضورنگرشTotal Quality Management/Business Excellent

- تلاش برای رشد مداوم، افزایش سهم بازار و ارتقای توان رقابتی شرکت

- الگویابی و مقایسه شرکت با سایر شرکتهای مشابه

- طراحی و تدوین الگوهای برتر و بهینه عملکردی برای شرکت

- تلاش برای مساعد کردن محیط کسب و کار

- ایجاد هم افزایی صنعتی و سازمانی

 

در این میان می‌توان ویژگی هر یک از مراحل چهارگانه فوق را به ترتیب زیر مورد توجه قرار داد:

 

1- نگرشهای سنتی حاکم بر تشکیل و اداره حرکتهای تعالی خواهی

· حرکتهای تعالی خواهی مسئول، مالک، مجری و جوابگوی سیستمهای طراحی شده است

· حرکتهای تعالی خواهی پاسبان سیستمهای طراحی شده است

· حرکتهای تعالی خواهی مسئول مستندسازی فعالیتها طبق اصل آنچه که هست می باشد.

· حرکتهای تعالی خواهی به چرایی فعالیتها نمی پردازد.

· نگرش حاکم، مستندسازی از نوع کاغذی آن است

· حرکتهای تعالی خواهی باید جوابگوی ممیزان بوده و در صورت عدم دریافت گواهینامه جوابگو باشد.

· متمرکز کردن وظایف حرکتهای تعالی خواهی در سازمان

· همه به حرکتهای تعالی خواهی می گویند کی (چه هنگام) گواهینامه می گیرید

· حرکتهای تعالی خواهی فاقد نگرش کلان و استراتژیک است

· تمرکز صرفا روی مستندسازی بعنوان نقطه شروع حرکت بهبود با تاکید بر مستندسازی وضع موجود

· توجه صرف به بعد ساختاری در طراحی سیستمها

 

شرح و حوزه مسئولیتهای گذشته حرکتهای تعالی خواهی در این نگرش

الف- کنترل کیفیت

·       طراحی سیستم های کنترل کیفیت اقلام وارده، کنترل کالای در جریان ساخت و محصول نهایی

·       انجام اقدامات اولیه برای اجرای مفاهیم آماری در کنترل کیفیت مثل استفاده از روشهای نمونه‌برداری آماری

·       طراحی و تدوین سیستم کنترل کیفیت شامل روشهای نمونه برداری، روشهای تست و آزمون و روشهای گزارش دهی

·       ارزیابی میزان اثربخشی طرح های نمونه برداری

·       ارزیابی میزان ریسک تولید کننده و مشتری، ناشی از فعالیتهای تولیدی شرکت

·       طراحی سیستم کنترل در مقصد

 

ب- کنترل فرآیند

·       طراحی سیستم کنترل و پایش فرآیندها

·       اجرای فنون آماری برای کنترل فرآیندها  (SPC)

·       ارزیابی توانایی و قابلیت فرآیندها با هدف تعیین احتمالات آماری مربوط به توان فرآیندها برای تولید محصول استاندارد

·       بررسی و تمرکز برروی توالی، جریان، تناوب و نحوه انجام فعالیتها در داخل فرآیندها و نپرداختن به دلایل و چرایی فرآیندها و پدیده ها

 

ج- کنترل سیستم

·       طراحی، مستندسازی و اجرای سیستمهای معروف به سیستمهای کیفیت جهت انطباق با استاندارد مشخص (بعضا سیستم کاغذی)

·       حفظ و حفاظت از سیستم طراحی شده (ایفای نقش پاسبان در مورد سیستم طراحی شده)

·       نظارت و کنترل بر مستندات تهیه شده و اعمال اصلاحات لازم برروی آنها

·       پشتیبانی، پوشش و بعضا ایفای نقش به جای واحدهای مجری سیستم های طراحی شده

·       تلاش برای تدوین وضع موجود و تلقی از آن بعنوان اجرای سیستم کیفیت

 

3- نگرشهای فعلی ناظر  بر تشکیل و اداره حرکتهای تعالی خواهی

·       آغاز سست شدن نگرشهای قبلی به حرکتهای تعالی خواهی و جایگزین شدن مفهوم واحد برتری سازمانی با آن

·       بوجود آمدن شک و تردید در مورد صلاحیت وجودی و وظایف و مسئولیتهای حرکتهای تعالی خواهی

·       متنوع کردن و گسترده شدن وظایف و مسئولیتهای حرکتهای تعالی خواهی

·       تلاش برای یکپارچه سازی سیستمها

·       تلاش برای الکترونیکی کردن مستندات و سیستم طراحی شده (Paper Less)

·       آغاز فعالیتها و اقدامات بهبود مستمر و مهندسی مجدد فرآیند (توحه به چه و چراها)

·       نتیجه مداری و نتیجه گرایی در انجام فعالیتهای سیستمی

·       برخورداری از نگرشهای یکپارچه، کلان و استراتژیک در طراحی سیستمهای شرکت

·       توجه به بعد رفتاری در طراحی سیستمها

·       ارتقای سطح حرکتهای تعالی خواهی از یک واحد صرفا مجری به یک واحد ستادی و فکور

·       تلاش حرکتهای تعالی خواهی برای فکور کردن و چابک کردن سازمان

·       کسب آمادگی برای شناسایی فرصتهای بهبود

·       غیر متمرکز کردن حرکتهای تعالی خواهی و تکثیر ژن آن در سایر واحدها

·       ایفای نقش تسهیل کنندگی در شرکت

·       تعالی خواهی و برتری جویی

 

شرح و حوزه مسئولیتهای حال حرکتهای تعالی خواهی در این نگرش

الف- وظایف الگویابی (Benchmarking)  

·       ایجاد سیستم اندازه گیری عملکرد

·       ایجاد مبنای مقایسه عملکرد با اهداف یا معیارهای تعیین شده

·       مقایسه عملکرد شرکت با خودش، رقبا، شرکتهای مشابه و شاخصهای منطقه ای، ملی و بین‌المللی

·       طراحی و توجه به الگوهای فردی، واحدی، فرآیندی، کارخانه ای و شرکتی برای سازمان و مقایسه آن با این الگوها

·       هدف گذاری برای فعالیتها براساس نتایج عملکرد در دوره های مبنا، دوره های قبلی، سیاستها و اهداف مدیریت، عملکرد رقبا، شاخصهای ملی و بین المللی، استانداردها، نظرات کارکنان و غیره

·       ارزیابی محیط داخلی و خارجی شرکت

·       شناسایی و معرفی الگوهای کاری در حوزه های مختلف و گوناگون فعالیت شرکت (شناسایی الگوهای واقعی)

·       تعیین و معرفی الگوهای مجازی به ارکان سازمان

·       ترویج کار تیمی در سازمان

·       ایجاد رقابت سالم بین واحدهای سازمانی

 

وظایف مربوط به عملکرد برتر (Best Practice)

·       آغاز حرکتهای مربوط به بومی کردن مفاهیم کیفیت در شرکت

·       طراحی مدل/سیستمهای خاص کیفیت برای شرکت (الگوگیری از استانداردهای مشابه مثل

·       شناسایی، تبیین و ایجاد ژنهای برتری در سازمان

·       طراحی مدلهای برتری در سطح فردی، واحدی، فرآیندی در سازمان

·       استفاده از نتایج الگویابی ها جهت طراحی مدلهای برتر عملکردی

·       شناسایی اتلافها (Waste) و شناسایی فرصتهای بهبود و یا مهندسی مجدد فرآیندها و اعمال آنها جهت حصول به عملکرد برتر در حوزه های مختلف

·       توجه به واقعیات داخل و خارج شرکت و طراحی مدلهای رفتاری برتر

·       تبیین و تحلیل مفهوم برتری در قالب مفاهیمی مثل افزایش فروش، سود، حفظ و توسعه
سهم بازار

·       ایجاد زیرساختهای نیروی انسانی، سیستمی، مدیریتی و سازمانی برای برتری

·       تعالی افراد، واحدها و فرآیندها

·       تلاش برای تغییر فرهنگ سازمانی از یک فرهنگ شفاهی به فرهنگ مبتنی بر اعداد، ارقام، شواهد  و حقایق

·       شناسایی، اعلام و تلاش برای رفع به موقع نیازهای سازمانی

·       تلاش برای تبدیل سازمان به یک سازمان دانش مدار

 

4- نگرشهای آینده حاکم برتشکیل و اداره حرکتهای تعالی خواهی

·       اتکاء به نگرشهای برون سازمانی برای مساعد کردن هر چه بهتر محیط کسب و کار سازمان

·       شناسایی و یافتن نقاط مشترک و یا زمینه های همکاری و معاضدت مشترک با سایر سازمانها

·       تلاش برای ایجاد پتانسیلهای مناسب برای رشد و توسعه سازمان و محیط پیرامون آن

·       توجه توام به بعد ساختاری و رفتاری در طراحی سیستمها

·       ایفای نقش مشاور استراتژیک سیستمها برای مدیریت شرکت

·       تلاش برای افزایش ارزش افزوده سازمان تا حد ممکن

·       ایفای نقش یک آینده نگر در سازمان

·       کمک به رشد کسب و کار سازمان

 

شرح و حوزه مسئولیتهای آینده حرکتهای تعالی خواهی در این نگرش

الف- هم افزایی درون سازمانی

·       ایجاد دانش فنی (KnowHow) به اتکاء داده ها (Data) و اطلاعات (Information) موجود در سازمان

·       انجام اقدامات لازم برای شناسایی موانع موجود برسر راه آزاد شدن انرژی سازمان تا حد ممکن

·       تلاش برای هدایت سازمان برای تمرکز برروی مشتری و مشارکت و همکاری با مشتری

·       تلاش برای سازگاری بین اهداف سازمان

·       توسعه و تعمیق مشارکت سازمانی به معنای عام آن

·       همسو کردن اهداف فردی و اهداف سازمانی

·       ایجاد فرهنگ واقعیت گرایی در سازمان

·       تمرکز سازمان برروی بافت فکری کارکنان بعنوان سنگ بنای بهره جستن از انرژی سازمان

·       تحلیل عملکرد سازمان براساس حقایق و واقعیات موجود

·       شناسایی به موقع مسئولیتهای اجتماعی سازمان

·       تلاش برای افزایش ظرفیت یادگیرندگی سازمان

·       شناسایی، تعیین و یا طراحی تکنیکها و ابزارهای بهبود عملکرد برای سازمان

·       آموزش خود شناسی و برتری فردی

·       ترسیم تصویر آینده در شرکت و تبیین نیازهای آتی شرکت برای نیل به این تصویر

·       ایجاد فرهنگ واقعیت گرایی در سازمان

 

ب- هم افزایی برون سازمانی

·       مساعد کردن محیط عملیاتی سازمان (شامل همکاری با رقبا، سرمایه گذاران، مشتریان و تامین‌کنندگان)

·       مساعد کردن محیط صنعتی شامل توجه به محدودیتها، توان تامین کنندگان، توان خریداران، فعالیتهای رقابتی و ...

·       پایش، تحلیل و ارایه گزارشات مستمر و موردی مرتبط با محیط کلان اقتصادی، اجتماعی، فنی، سیاسی، صنعتی و ... سازمان به مدیران

·       انجام فعالیتهای آینده نگری و آینده پژوهی

·       انجام اقدامات لازم برای تعالی و برتری کل سازمان ها و موسسات همکار با سازمان در قالب یک شبکه بهم وابسته

·       تعامل گسترده و کامل با سازمان های فراگیر

·       حفظ موقعیت و توسعه پایدار سازمانی در محیط رقابتی و دایما در حال تغییر

·       پایش محیط جهت ایفای نقش موثر سازمان بعنوان یک شهروند مسئول

·       تبیین و شفاف کردن مسئولیتهای اجتماعی سازمان

·       همکاری با کلیه سازمان های مرتبط، مشتریان، رقبا، تامین کنندگان و ... برای مساعد کردن محیط کسب و کار در گستره ملی و بین المللی 

   به زعم ما، شرکتهای ایرانی باید باتوجه به تغییرات عمده‌ای که در زمینه‌های تکنولوژیکی، بازار و سایر جنبه‌های اقتصادی پیش آمده توجه خود را از تولید مداری به سوی نگرشی نوین که شاخص‌های بارز آن عبارتست از مشارکت نیروی انسانی، توسعه و تعمیق فعالیتهای طراحی صنعتی و اجرای مدیریت / کنترل کیفیت جامع است، تغییر بدهند.

   در این میان می‌توان ذیلاً به برخی از تغییرات عمده‌ای که شرکتهای ایرانی را به چالش می‌طلبند اشاره کرد :

1-تغییرات سریع در فن‌آوری ساخت و انتقال از روشهای تولید متمرکز بر نیروی انسانی به روشهای تولید با ارزش افزوده بالا، تلاش برای تأکید بر کارگران ماهر و جایگزینی آنها با کارگران غیرماهر

2-توسعه و گسترش رقابت جهانی و تغییرات سریع در تقاضای بازار که این خود موجب ضرورت ایجاد و استقرار سیستم‌های سازمانی انعطاف‌پذیری است که بتوانند به راحتی به تغییرات بازار جوابگو باشند.

3-توجه و تأکید جدی بر فعالیتهای تحقیق و توسعه نیز یکی از پیامدهای روبه رشد در طراحی محصول است.

4-مسطح کردن سازمان، آموزش و بازآموزی نیروی انسانی و تفویض مسئولیتها

5-تغییرات اجتماعی و تغییر سریع ارزشها یکی دیگر از تغییرات عمده‌ای است که درحال تکوین و شکل‌گیری است.

6-پیوند زدن سازمانها و فرهنگ سازمانی آنها با یک ساختار و الگوی جهانی

7-توجه به تغییرات محیطی پیرامون ازجمله ظهور اقتصادهای نوین مثل اقتصاد کشور چین و تهدیدها و فرصت‌های آن برای ما

8-تغییر موضع از روش قدیمی مدیریت کارکنان به مفهوم نوین مدیریت توسعه منابع انسانی