بهبود پورتال

10ابزار قدرتمند برای ثبت بهترین ایده های شما

مترجم:نبی اله حسینی-مدرس دانشگاه جامع علمی کاربردی
آیا شما روش یا استراتژیی برای ثبت ایده ها در موقع اتفاق افتادن آنها دارید؟ اگر جواب منفی است پس باید داشته باشید. ایده ها چیزهای زودگذری هستند که بدون هیچ گونه اطلاع رسانی از ذهن ناخودآگاه شما میجوشند و سپس به همان سرعت ناپدید میشوند. شاید هیچگاه دیگر به خاطرتان نیاید.
چارلز کیو (Charles Cave)که متخصص خلاقیت است میگوید: "ایده ها در اطراف شما هستند و آنها میتوانند خیلی سریع ظاهر یا ناپدید شوند. باید نسبت به دنیای اطرافتان دریافت پذیر باشید. زمان هایی اتفاق میافتد که شما بخشی از یک گفتگو را میشنوید و یا یک علامت جالبی میبینید. اگر که شما آن فکر را ثبت نکرده باشید در چندین دقیقه از بین خواهد رفت. تصور کنید که ایده های شما مانند پروانه هایی هستند که به بیرون پرواز میکنند. شما به یک تور احتیاج دارید تا آنها را بگیرید و نگذارید فرار کنند."
خوشبختانه، ایده ها را میتوان به آسانی گرفت و ثبت کرد. ابزار های زیادی در دسترس شما وجود دارند که از آنها میتوانید برای ذخیره کردن تفکرات و ایده هایتان استفاده کنید. در اینجا 10 تا از رایج ترین و موثرترین آنها به همراه فواید و نقایصشان آمده است.
1. دفتر یادداشت
دفتر ها یکی از بهترین راه های ثبت ایده های هستند و احتمالا رایج ترین ابزار این کار میباشند. این ها همچنین دارای تاریخچه موفقیت آمیزی هستند مثلا لئوناردو داوینچی و توماس ادیسون از بزرگترین معتقدان این روش بودند که صدها دفتر را با ایده هایشان در طول عمر خود پر نمودند.
بعضی از مردم هستند که دفترهای خط دار را ترجیج میدهند بویژه اگر که بخواهند لغات را یادداشت کنند. دیگران که خلاق ترند صفحات بی خط را ترجیح میدهند و آنگاه خواهند توانست تا ترکیبات مختلفی از لغات، طرح ها و تصاویر را ثبت کنند. یکی از محصولات منحصر به فردی که هر دو نوع لغت و طرح را در بردارد Beinfang notesketch نام دارد که دفتری فنری شده است شامل صفحاتی با مناطق خط دار و بی خط.
فواید:
دفترها قالبی انعطاف پذیر و قابل حمل دارند. همچنین میتوان به سرعت از آنها برای ثبت ایده ها استفاده نمود. برخلاف کامپیوتر ها که چندین دقیقه طول میکشد تا بعد از روشن شدن آماده کار شوند، دفتر ها بلافاصله آماده ثبت ایده های شما هستند. نقایص:
اگر که قابلیت نقل و انتقال بالا برای شما مهم است دفترها مانند بقیه ابزار ثبت کننده مفید نخواهند بود. به علاوه این امکان وجود ندارد که به آسانی در دست نوشته ها جستجو کنیم، که این موجب میشود کاربرد آنها برای ثبت مقدار زیادی از ایده ها محدود شود.
2. همیار های شخصی دیجیتال یا PDAها
PDAها یکی از روش های مورد علاقه من برای ثبت ایده هایم هستند. من همیشه یک H-P iPaq با خودم حمل میکنم. هر دفعه که اندیشه ای سر میزند میتوانم از iPaq برای نوشتن هرچه سریع تر آن و یا کلمات کلیدی آن استفاده کنم. سپس بعد از اینکه PDAام را به لپ تاپ (Laptop) شخصی ام متصل کردم خواهم توانست که ایده هایم را عمیق تر کنم.
فواید:
کامپیوترهای دستی مانند iPaq و Palm بسیار قابل حمل نقل هستند. بر خلاف برخی دیگر ابزارهای ثبت کننده، PDA ها را طوری طراحی میکنند تا براحتی در جیب شما جای گیرد. هنگامی که آنها را روشن میکنید آماده هستند تا به کار ثبت پرداخته شود. آنها مانند کامپیوتر های معمولی مدت طولانی برای شروع احتیاج ندارند. یکی از بزرگترین مزیت های این روش آنست که ثبت الکترونیکی ایده ها باعث میشود که عمل جستجو خیلی راحت تر از روی کاغذ انجام گیرد.
نقایص:
PDA ها برای ثبت لغات خیلی مناسبند اما در مورد ایده هایی که تصویر دارند ضعیف میباشند. همچنین، از آنجا که بیشتر PDAها به یک قلم سوزنی خاص برای برای وارد کردن نوشته ها نیاز دارند، پس نوشتن با دست خط ناخوانا باعث توقف جریان خلاقیت شما میشود. در آخر، یک PDA از گران ترین ابزارها برای ثبت ایده هستند – اما به نظر من ارزش سرمایه گذاری را دارند.
3. کارت های شاخص
من سال ها از این روش استفاده کرده ام و در مورد خودم خیلی خوب جواب داد. کارت های شاخص بادوام هستند و حمل تعدادی از آنها آسان است و بدین ترتیب میتوانید تقریبا در هرکجا ایده تان را ثبت کنید. همچنین، هرگاه که تعدادی از ایده ها را روی کارت های شاخص ثبت کردید میتوانید آنها را روی یک میز پخش کنید، حرکت دهیدشان و ایده های مرتبط را گروه کنید. یا اینکه با ترکیبات اتفاقی کارت ها باعث تحریک ایده های دیگری شوید.
فواید:
کارت های شاخص کوچک هستند، بادوام و قابل حمل. همچنین، برای ثبت لغات و تصاویر به یک اندازه مناسب میباشند. آنها ارزان قیمت هم هستند و تقریبا هرجا میتوانید آنها را بخرید.
نقایص:
برای اینکه از این سیستم ثبت ایده استفاده بیشتری ببرید، احتیاج است که ایده ها یتان را از روی کارت های کاغذی شاخص دار به یک فرم الکترونیکی مانند یک پردازشگر لغت انتقال دهید. این بخاطر آنست که کارکردن با ایده ها در یک فرم دیجیتال آسانتر است. اما هنگامی که شما مقادیر زیادی از کارت های شاخص را جمع آوری میکنید خواهید فهمید که پیدا کردن زمانی برای رونویسی آنها یک چالش بزرگ است. این برای من اتفاق افتاده است و همان دلیلی است که باعث شد دیگر از این روش برای ثبت ایده هایم استفاده نکنم.
4. ضبط صوت
ضبط صوت یکی از موثرترین ابزارهای ثبت ایده هاست. شرکت های متعددی انواعی از آنها را ساخته اند که قادرند در جیب شما جای بگیرند. هر وقت که ایده ای آمد شما میتوانید ضبط را به سرعت در بیاورید و ثبتش کنید. حتی میتوانید اگر در نصفه های شب ایده ای سراغتان آمد یا اینکه تازه از خواب بیدار شده باشید آن را ثبت کنید. البته با این فرض که در آن موقع بتوانید واضح حرف بزنید!
فواید:
ضبظ صوت ها خیلی کوچک و قابل حمل هستند پس شما میتوانید آن را هر جا که خواستید ببرید.
نقایص:
با استفاده ار این روش، ایده ها به صورت صوت ذخیره میشوند. برای نتیجه بهتر باید آنها را روی یک ورق یا داخل پایگاه اطلاعاتی کامپیوتری تان رونویسی کنید که زمان بر است. یک راه امکان پذیر اینست که ضبط صوت دیجیتال بخرید که میتواند صدایتان را به کامپیوتر انتقال دهد و سپس با نرم افزار های تشخیص صدا مانند Dragion Naturally Speaking یا IBM’s ViaVoice به نوشته تبدیل شوند.

5. ذهن نگاشت
ذهن نگاشت، که خود شما میتوانید آن را دست کنید و یا از برنامه های نرم افزاری مانند MindManager یا Inspiration استفاده کنید، از بهترین راه های ثبت ایده است. این به خاطر آنست که آنها کار خارق العاده ای به صورت نفوذ در قدرت کاری مغز شما را انجام میدهند. همچنین، به این دلیل که شما ذهن نگاشت تان را تنها با کلمات کلیدی پر میکنید، برای انتقال ایده ها از مغزتان به یک صورت قابل لمس راهی سریع و موثر خواهد بود. ذهن نگاشت ها یکی از راه های پرقدرت و ثابت شده هستند که میتوانند ایده ها و اطلاعات را با مردم دیگر به اشتراک بگذارند. به علاوه، آنها فقط وسیله نیستند بلکه زمینه هم هستند که نشان میدهند بین ایده هایتان چه ارتباطاتی وجود دارد.
فواید:
ذهن نگاشت به راحتی قابل یاد گیری هستند و راهی سریع و سهل برای ثبت ایده های شما به صورت قالبی سرگرم کننده مجازی میباشند.
نقایص:
ذهن نگاشت اصلا مانند بقیه ابزارهایی که تا اینجا مرور شدند مثل کارت های شاخص، PDA یا ضبط صوت قابل حمل نیستند.

6. پیغام صوتی به خود
یکی دیگر از روش های ساده ولی موثر برای ثبت ایده ها اینست که پیغام صوتی برای خودتان بگذارید. به عبارت دیگر، شما ایده خود را برای صندوق پستی صوتی تان میخوانید، همانطور که مشتری یا همکارتان برایتان میگذارد. اگر که مداد یا خودکار نداشته باشید یا هیچ وسیله دیگری برای ثبت در دست نباشد این تکنیک خیلی عالی است.
فواید:
این تکنیکی است که بیشتر تاجران نوعی از آن را استفاده میکنند مانند گوشی های همراه. اما در اینجا استفاده خلاقانه ای از آن شده است. این تکنیک را هر جایی که تلفن در دسترس باشد میتوانید بکار گیرید.
نقایص:
وقتیکه ایده تان را به یک پیغام گیر میدهید تنها راهی که میتوانید از آنها استفاده کنید اینست که آنها را بنویسید یا در کامپیوتر تایپشان کنید. همچنین شما همیشه دسترسی فوری به تلفن ندارید تا بتوانید ایده خود را در صندوق صوتیتان ثبت کنید.

7.فچ
یکی از چیز هایی که همیشه در اتاق های کنفرانس تمام دنیا پیدا میشود فچ است. این را مرتبا به عنوان یک ابزار برای ثبت ایده ها در نشست های طوفان ذهنی گروهی و دیگر انواع جلسات بکار میبرند. این وسیله کارش را خیلی خوب انجام میدهد که اعضای تیم را قادر میسازد تا به سرعت ایده هایشان را ثبت کنند و ایده های بقیه را ببینند. یکی از دیگر کاربردهایی که شاید به ذهنتان نرسد اینست: چرا یک فچ در اداره خود نداشته باشید آنهم درست نزدیک میز کارتان و در دسترس برای اینکه هرگاه ایده ای آمد ثبت شود. اندازه و محل برجسته اش به شما کمک میکند که ایده هایتان را جلوی خود داشته باشید. همچنین برای ثبت ایده ها در طول یک جلسه کوچکِ دو سه نفره خیلی مناسب است.
فواید:
استفاده از فچ ها خیلی راحت است، نسبتا کم قیمت هستند ومتعلقات کمی دارند. ( همه ی چیزی که احتیاج دارید یک فچ است و چند نشانه گذار رنگی) . سرعت ثبت ایده ها خیلی خوب است. این تکنیک یک راه خیلی موثر برای تشویق همکاری در گروه ها است که شرکت کننده میتوانند ایده های جدید را بر روی آنهایی که از قبل در فچ نوشته شده بنویسند.
نقایص:
میزان تاثیر استفاده از یک فچ برای ثبت ایده ها ممکن است خیلی به شخصی که برای نوشتن انتخاب میشود بستگی دارد. برخی اوقات اگر که گروه شروع کند و ایده های زیادی را تولید کنند نویسنده نمیتواند به سرعت کافی آنها را بنویسد. همچنین یک نویسنده کم تجربه ممکن است ایده ها را همانطور که ارائه میشوند ننویسد. به دلیل محدودیت فضا، یک توصیف 20 لغتی از ایده ارزشمند، در فچ به 3 الی 4 لغت تبدیل میشود. یا اینکه نویسنده میتواند هنگام نوشتن، آن را مطابق میل خودش بنویسد. در نتیجه، برخی از نکات ظریف ایده ممکن است در این فرایند گم شود.
به خاطر اندازه تقریبا کوچک فچ ممکن نیست که آن را در جلسات بزرگتر بکار برد چون از فاصله 20 فوتی خواندن کلمات سخت میشود و یا هنگامی که ایده های زیادی وجود دارند کاربردی نیست. اگر هر ورق که کامل شد را به دیوار اتاق کنفرانس نزنیم تا همه ببینند آنوقت ایده ها هنگامی که ورق دیگری را برای نوشتن میآوریم دیده نخواهند شد. شما میتوانید بر این مشکل فایق آیید به این صورت که یک نرم افزار ذهن نگاشت با یک لپ تاپ و پروژکتور بیاورید تا هر وقت ایده ای مطرح شد نویسنده به سرعت آن را در ذهن نگاشت ثبت کند که روی پرده نمایش هم نشان داده خواهد شد و همه خواهند دید. همه ایده ها روی صفحه قابل مشاهده خواهند بود و این یک مزیت بزرگ نسبت به فچ ها است.
در آخر، کسی مجبور است که همه این ایده های نوشته شده را به صورت الکترونیکی تبدیل کند که اگر ایده های زیادی بوده باشد زمان بر است. همچنین این امکان وجود دارد که کسی که میخواهد ایده ها را منتقل کند در طول این فرایند اشتباهاتی هم مرتکب شود.

8. کاغذ های بلوکی
این بلوک ها، کاغذ های بازیافت شده هستند که به صورت لوله های بزرگ درمیآیند. میتوان آنها را به صورت نوار های بلند افقی به دیوار میخ کرد. بر خلاف فچ که فضای محدودی برای ثبت ایده ها دارد، یک نوار بزرگ کاغذ بلوکی برای شما فضایی زیادی ایجاد میکند که ایده ها را بنویسید. برخی شرکت ها این کاغذ ها بلوکی را به دیوار های راهرو آویزان کرده اند تا کسانی که عبور میکنند تشویق شوند مسئله را بخوانند و ایده هایشان را بنویسند. این استراتژی خوبی است تا کارکنان بیشتری را برای تولید ایده درگیر کنیم.
فواید:
کاغذ های بلوکی بخوبی میتوانند مقدار قابل توجهی از ایده ها را در خود جای دهند چونکه پرده خیلی بزرگی دارند و تمامی کارهای قبلی را نیز میتوان رویت نمود که میتواند ایده های جدیدی را شروع کند. وقتی که تیم شما ایده پردازی طوفان ذهنی را کامل کردند شما میتوانید با استفاده از خال های رنگی، کارکنان را برای رای دادن به ایده هایی که بیشتر دوست دارند وادار کنید.
نقایص:
بلوک های کاغذی همه ی محدودیت های ثبت کننده های کاغذی را دارند: برای به اشتراک گذاشتن ایده های تولید شده، کسی باید آنها را دیجیتال کند. همچنین لوله های این کاغذ ها خیلی قابل حمل نیستند که استفاده پذیری آنها را به عنوان ابزار شخصی ثبت کننده ایده محدود میکند. به خاطر اندازه شان، قدرت واقعی آنها فقط برای کارهای گروهی مناسب است.

9. خودکار و دفتر یادداشت جیبی
این تکنیک یکی دیگر از روش های مورد علاقه من است. در طول سالها، من از انواع مختلفی از خودکار و دفترچه های جیبی استفاده کرده ام. چونکه آنها براحتی در جیب جای میگیرند.

فواید:
خودکار و دفترچه جیبی خیلی به ویژگی های ایده ال یک ابزار ثبت کننده ایده نزدیک هستند: بسیار قابل حمل هستند و براحتی در جیب جای میگیرند یعنی که برای بردن آن به هر جا که بخواهید مشکلی نیست.
نقایص:
همانند بقیه ابزار های کاغذی، احتمالا شما میخواهید که دست نوشته هایتان را به صورت دیجیتالی ذخیره کنید. همچنین بسته نوع دفترچه ای که میخواهید استفاده کنید صفحات ممکن است پاره شوند یا آسیب ببینند. بدتر از آن، صفحه های شل ممکن است گم شوند که موجب میشود دنباله مسیر یک نوشته مهم یا ایده تان از بین رود.

10. بانک ایده
این دستگاه ثبت ایده شامل همه ابزار هایی میشود که میتوانید برای ذخیره کردن ایده هایتان در یک جای امن استفاده کنید: هر چیزی از قبیل جعبه ای برای کارت های شاخص تا برنامه های نرم افزاری مثل اکسس ماکروسافت. فایده این روش اینست که تمامی ایده های شما را در یک جا نگه میدارد که در آینده بتوانید براحتی آنها را بازیابی کنید. حتی کارت های شاخص میتوانند به موضوعات عمومی تقسیم شوند یا به نوع ایده. یک بانک ایده به شما امکان میدهد به سرعت تمام ایده هایتان را جستجو کنید که این وقتی صدها یا هزار ها ایده داشته باشید مزیت بزرگی به حساب میآید.
فواید:
برای اکثر ایده های خودتان بهترین کار اینست که آنها را سازمان دهی کنید و سهل الوصولشان نمایید. چرا که هیچ وقت نمیدانید چه موقع یک ایده ای را که 6 ماه قبل نوشته اید ممکن است هفته آینده بدردتان بخورد. یک بانک ایده زمان شما را صرفه جویی میکند چون امکان جستجو را فراهم میآورد و پیدا کردن ایده ای که یک هفته پیش یا یک سال پیش آمده است را بهبود میبخشد. نرم افزارهایی مانند InfoSelect خیلی قدرتمند هستند چونکه شما را قادر میسازند ایده هایتان را به صورت الکترونیکی در یک قالب متنی آزاد ذخیره کنید و سپس جستجو بر حسب کلمات کلیدی روی آن انجام میگیرد.

نقایص:
برای بهترین بهره وری شما باید خیلی منظم باشید و ایده هایتان را سازمان یافته ذخیره کنید.

نتیجه گیری
همانطور که میتوانید ببینید، ابزار ها و تکنیک های زیادی وجود دارند که میتوانید برای ثبت ایده هایتان استفاده کنید. برخی به صورت انفرادی مناسب است در حالی که برخی دیگر مناسب تیم ها است. بعضی از آنها احتیاج به متعلقات و سرمایه کمتری دارند در حالیکه بعضی دیگر پیچیده هستند. اما همه آنها یک هدف مشترک دارند: تا به شما کمک کنند ایده های زودگذرتان را ثبت کنید تا در آینده از آنها بهره ببرید.
پیشنهاد من اینست که هر کدام از این تکنیک ها را که میتوانید امتحان کنید و تعیین کنید که کدام برای شما مناسب تر است و آنها را به عنوان بخشی از فهرست خلاقیت خود نگه دارید. موفق باشید!
منبع: روزنامه تفاهم